Vai trò và các cấp bậc của quản trị viên trên Google Workspace

Đa số các dịch vụ lưu trữ đám mây đều đề cao tính bảo mật. Bạn cần có ít nhất một tài khoản quản trị (Admin) để quản lý tất cả người dùng của doanh nghiệp của bạn. 

Google Workspace cũng không nằm ngoài quy luật đó. Hãy cùng tìm hiểu xem tài khoản quản trị được phân quyền như nào. 

Quản trị viên (Admin) Google Workspace là gì?

Đây là tài khoản có quyền truy cập vào khu vực Google Workspace Admin Console và Admin API. Các khu vực này là vùng đặc biệt giúp người quản trị có thể thực hiện các hoạt động quản trị doanh nghiệp. 

Tùy từng cấp độ của tài khoản quản trị mà người quản trị sẽ có mức độ và quyền hạn khác nhau.

Quản trị viên cấp cao (Super Admin) - cấp quản trị cao nhất trong Google Workspace

Super Admin được xem là cấp quản trị cao nhất trong bộ ứng dụng Workspace. Tài khoản này có quyền truy cập và sử dụng mọi cài đặt của Google Workspace Admin Console. Họ có khả năng quản lý toàn bộ khía cạnh của bộ ứng dụng.

Tài khoản quản trị cấp cao này có những đặc quyền như:

• Tạo mới hoặc chỉ định vai trò của quản trị viên cấp dưới
• Đặt lại mật khẩu quản trị 
• Thiết lập các cài đặt thanh toán
• Khôi phục người dùng đã bị xóa
• Thực hiện việc quản lý giấy phép
• Thực hiện sửa đổi trong phần cài đặt của quản trị viên
• Tắt/bật chia sẻ địa chỉ liên hệ.

Có thể nói Super Admin là tài khoản quản trị viên quan trọng nhất trong hệ thống quản trị của Google Workspace. 

Đặc biệt trong việc bảo vệ dữ liệu và các chính sách bảo mật của công ty. Vì vậy, quyền hạn này thường được trao cho các quản lý cấp cao hoặc người đứng đầu bộ phận CNTT của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn cần bao nhiêu tài khoản Super Admin?

Chỉ cần một tài khoản là bạn đã có thể quản lý tất cả. Nhưng lời khuyên của chúng tôi là nên có ít nhất hai người là Super Admin. Nếu chỉ có một quản trị cấp cao duy nhất, doanh nghiệp của bạn rất dễ rơi vào trạng thái ngưng trệ khi người quản trị này có vấn đề về sức khỏe hoặc có việc đột xuất. Việc có từ hai người trở lên giúp doanh nghiệp của bạn luôn duy trì trạng thái vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro khi chỉ có một quản trị duy nhất.

Những vai trò quản trị khác trong Google Workspace

Google Workspace cho doanh nghiệp còn nhiều vai trò quản trị khác. Hai vai trò quan trọng bậc nhất có thể kể đến trong bài viết này là Quản trị viên nhóm (Group Admin) và Quản trị viên quản lý người dùng (User Management Admin).

Quản trị viên nhóm (Group Admin)

Google Groups là một ứng dụng trong bộ ứng dụng Google Workspace. Ứng dụng này giúp tăng khả năng trao đổi, cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức. Groups có chức năng tạo danh sách gửi mail, chia sẻ hộp thư đến và kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu cùng các dịch vụ Google của người dùng.

Quản trị viên của nhóm này có thể truy cập vào Google Workspace Admin Console để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nhóm như:

• Quản lý các thành viên 
• Thêm hoặc xóa Google Groups 
• Truy cập các cài đặt nhóm khác

Quản trị viên quản lý người dùng (User Management Admin)

Quản trị viên này có quyền kiểm soát tất cả các hành động đối với tài kvhoản người dùng thông thường (không phải tài khoản admin) như là: cài đặt mật khẩu, quản lý tài khoản người dùng, v.v… Nhưng cấp quản trị viên này không thể sử dụng các đặc quyền của Super Admin như: xóa tài khoản quản trị, thêm mới tài khoản quản trị hoặc đặt lại mật khẩu quản trị. 

Tài khoản này thường được cấp cho quản lý bộ phận nhân sự của doanh nghiệp.

Ngoài ra, Google Workspace cho doanh nghiệp còn có các vai trò admin khác tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức Mobile Admin, Services Admin, v.v…

Google Workspace cho doanh nghiệp đang dần trở nên quen thuộc hơn với đời sống doanh nghiệp hiện đại. Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và các tinh năng hỗ trợ tối ưu cho hoạt động doanh nghiệp của bạn. Việc áp dụng các ứng dụng trong bộ ứng dụng tuyệt vời này chắc chắn sẽ giúp thay đổi văn hóa doanh nghiệp của bạn theo hướng hiện đại hơn, phù hợp hơn với thời đại. Google Workspace thực sự đã và đang trở thành giải pháp hàng đầu cho các tổ chức, doanh nghiệp trong thời kỳ số. 

NTG Việt Nam là đối tác phân phối chính thức các dịch vụ và sản phẩm của Google tại Việt Nam. Chúng tôi luôn cam kết mang đến những trải nghiệm tốt nhất cũng như những giải pháp phù hợp nhất cho khách hàng. Nếu bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ Google Workspace cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp ngay nhé!

==========================================

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
Địa chỉ: CS1: 49 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, số 79 đường Phạm Viết Chánh, P19, quận Bình Thạnh, Tp. HCM
Hotline: 0906.066.640
Email: contact@ntg.com.vn