Tiết kiệm thời gian và sự chú ý bằng cách khai thác tối đa Gmail trong Google Workspace

Khi đại dịch buộc hàng triệu người phải làm việc tại nhà, phần lớn bắt đầu dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp video và trao đổi mail như một cách xóa nhoà khoảng cách địa lý với đồng nghiệp.

Khi nơi làm việc trở thành phòng khách, trách nhiệm công việc và cá nhân đôi khi va chạm với nhau. Chúng ta phải tìm ra cách để quản lý thời gian, sự chú ý và duy trì sự kết nối với đồng nghiệp. Nói đến email công việc trong thời kỳ đại dịch, các khảo sát của Google Workspace đã cho thấy rằng: Mọi người đã gửi nhiều email hơn, cho nhiều người nhận hơn và thường ở các khung giờ ngoài giờ làm việc bình thường.

Khai thác khả năng của Gmail mang lại những lợi ích to lớn 

Nhiều tính năng mới của Google Workspace đã được thiết kế để giúp mọi người tiết kiệm thời gian, tập trung và quản lý công việc hiệu quả hơn. Các tính năng này kết hợp với nhau có thể giúp tiết kiệm thời gian tương đương với một tháng làm việc trong năm. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng khác thay vì việc quản lý các công cụ.

Với ý nghĩ đó, hãy cùng NTG Việt Nam tìm hiểu sâu hơn về cách khai thác Gmail trong Google Workspace giúp bạn quản lý thời gian và sự chú ý cho công việc hiệu quả hơn.

Sử dụng email động giúp người nhận hoàn thành tác vụ trực tiếp bên trong email.

Với hỗ trợ email động mới trong Gmail, bạn có thể dễ dàng gửi và nhận email, cùng với đó cho phép người đọc thực hiện hành động trực tiếp từ bên trong thư. Điều này giúp giải phóng việc mở nhiều tài liệu và tab. Người nhận email có thể cấp quyền truy cập vào tệp Drive, trả lời hoặc giải quyết các nhận xét trong Tài liệu (Docs), Trang trình bày (Slides), Trang tính (Sheet) và trả lời các sự kiện mà không cần để lại tin nhắn.

Làm việc hiệu quả ngay cả khi ngoại tuyến (offline)

Gmail Ngoại tuyến cho phép bạn đọc, trả lời, xóa và tìm kiếm thư trong Gmail của mình khi bạn không có kết nối Internet. Sau khi thiết lập xong, một hộp thư đi sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái. Ngay khi có kết nối, Gmail sẽ tự động gửi thư từ hộp thư đi của bạn và tải mọi thư mới xuống hộp thư đến của bạn. Điều này rất tốt với những người cần duy trì năng suất, thông tin ngay cả khi ngoại tuyến.

Khai thác khả năng của Gmail mang lại những lợi ích to lớn 

Sắp xếp ưu tiên công việc của bạn với Tasks trong Gmail

Đây là tính năng cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi email thành các tác vụ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo một việc cần làm, chỉnh sửa nội dung công việc như chi tiết công việc, ngày đến hạn, việc phụ cần làm (nếu có). Tính năng này ở ngay bảng điều khiển nên bạn có thể quản lý danh sách công việc mà không cần rời khỏi Gmail.

Dành thời gian đổi mới, không viết email.

Chức năng mẫu của Gmail giúp bạn tạo các email chuẩn hóa có thể được chỉnh sửa và gửi đến những người nhận khác nhau chỉ trong vài giây. Nếu thấy tính năng này hấp dẫn, bạn có thể xem Smart Reply (Trả lời thông minh) và Smart Compose (Soạn thư thông minh) để tìm hiểu thêm về các cách viết và trả lời email nhanh hơn.

Nhận kết quả tìm kiếm nhanh hơn trong Gmail

Các con chip tìm kiếm giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong Gmail nhanh hơn mà không cần phải sắp xếp thông qua các kết quả không liên quan hoặc sử dụng các toán tử tìm kiếm (ví dụ: from: sales@company.com).

Chẳng hạn như bạn có thể tìm kiếm tên đồng nghiệp và thu hẹp kết quả hơn nữa bằng cách chọn thêm các bộ lọc tìm kiếm như loại tệp đính kèm (Tài liệu, Trang tính, PDF,...) hoặc khung thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể tìm kiếm lịch sử Google Chat trực tiếp từ Gmail. Để sử dụng các chip tìm kiếm, tất cả những gì bạn cần làm là nhập tìm kiếm trong Gmail. Sau đó, nhấp vào các chip lọc tìm kiếm bên dưới hộp tìm kiếm và chờ Gmail làm việc của mình.

Khai thác khả năng của Gmail mang lại những lợi ích to lớn 

Loại bỏ những điều không liên quan bằng tính năng tắt tiếng

Mắc kẹt trong đống email không cần thiết thực sự là một điều rất phiền toái, vậy nên Google Workspace đã tạo ra tính năng Gmail Mute. Chỉ với hai cú nhấp chuột, bạn có thể ẩn các chuỗi email không liên quan hoặc là những email bạn không muốn theo dõi nữa. Tất cả những phản hồi trong tương lai của các email bị ẩn đi đó sẽ bị tắt tiếng, giúp bạn tập trung sự chú ý của bạn vào nơi khác. Bạn cũng có thể bật lại dễ dàng nếu như muốn tiếp tục theo dõi một email nào đó.

NTG Việt Nam là đối tác phân phối chính thức các sản phẩm dịch vụ của Google Workspace tại Việt Nam. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng của Google Workspace, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể về các gói dịch vụ.

==========================================

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
Địa chỉ: CS1: 49 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, số 79 đường Phạm Viết Chánh, P19, quận Bình Thạnh, Tp. HCM
Hotline: 0906.066.640
Email: contact@ntg.com.vn