Cách làm cho cuộc họp kết hợp trở nên toàn diện hơn với Google Workspace

Khi bước vào năm 2022, rất rõ ràng là các cuộc họp kết hợp (giữa người trong phòng họp và những người làm việc từ xa) sẽ là phương pháp chính cho hàng nghìn doanh nghiệp trên thế giới. Nắm bắt được xu hướng đó, Google Workspace đã dành nhiều thời gian để cải thiện trải nghiệm kết hợp trong các công cụ của mình, đặc biệt là trong Google Meet. Các tính năng mới có thể kể đến như loại bỏ tiếng ồn tự động, hình nền ảo, điều chỉnh ánh sáng tự động. Những tính năng giúp sự tập trung và đảm bảo mọi người tham gia cuộc họp đều được nhìn thấy và nghe thấy rõ ràng, bất kể họ tham gia bằng cách nào và ở đâu.

Google Workspace cũng đã tìm các giải pháp để các cuộc họp kết hợp ngày càng trở nên toàn diện hơn. NTG Việt Nam rất vui khi có thể chia sẻ một phương pháp tận dụng những cải tiến mới nhất trong các công cụ của Google Workspace. 

Đặt chế độ Đồng hành để làm việc trong môi trường kết hợp

Vào năm 2021, chế độ Đồng hành (Companion Mode) đã được công bố trước trong Google Meet. Chế độ này được thiết kế để kết nối liền mạch những người trong phòng họp và những đồng nghiệp từ xa. Cho phép mọi người cùng truy cập vào các tính năng, tận dụng tối đa âm thanh và video trong phòng họp.

Companion Mode (chế độ Đồng hành) trong Google Meet

Các tính năng, điều khiển tương tác cụ thể hơn là trò chuyện, chia sẻ màn hình, giơ tay, thăm dò ý kiến, điều khiển máy chủ lưu trữ và hơn thế nữa. Trong khi sử dụng các tính năng này, bạn vẫn hoàn toàn có thể tắt âm thanh và video. Ngoài ra, bạn có thể bật phụ đề và bản dịch ngôn ngữ phù hợp với mình và xem trên thiết bị của bạn.

Bạn có thể tham gia cuộc họp với chế độ Đồng hành từ trang đích cuộc họp hoặc bằng cách sử dụng g.co/companion. Nếu bạn muốn chia sẻ nội dung ngay lập tức, bạn có thể đồng thời tham gia cuộc họp và trình bày, hãy sử dụng g.co/present.

Lên lịch họp với Google Calendar

Với việc nhiều người tham gia ở mọi nơi, có thể sẽ có những khác biệt về múi giờ. Việc lên lịch cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người có thể là một vấn đề thực sự. 

Sử dụng Calendar cùng một số nguyên tắc có thể đảm bảo tối đa người tham gia cuộc họp:

- Nên khuyến khích các thành viên sẽ tham gia cuộc họp thêm giờ làm việc, địa điểm và thời gian vào Calendar. 

- Chọn một ngày và giờ phù hợp với nhiều người nhất có thể. Khi lên lịch với các múi giờ xa nhau, hãy luân phiên xem đội nhóm nào phải ở lại muộn hoặc bắt đầu sớm để cuộc họp diễn ra. 

- Cung cấp lịch trình làm việc trong Calendar ít nhất trước 24h để đảm bảo mọi người có thể sắp xếp và quyết định có tham gia hay không.

- Người tham gia nên chỉ định vị trí tham gia khi trả lời lời mời trên Calendar. Nếu đồng ý tham gia cuộc họp, hãy chọn “trong phòng họp” hoặc “tham gia từ xa”. Điều này giúp ban tổ chức và tất cả mọi người biết những gì sẽ diễn ra.

Sắp xếp lịch trình cuộc họp với Google Calendar

Chuẩn bị cho các cuộc họp với Spaces

Spaces đã được ra mắt vào năm ngoái. Nó được tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và Tasks. Ứng dụng này mang đến một cách tốt hơn để mọi người tham gia thảo luận theo chủ đề, chia sẻ kiến thức, ý tưởng, phát triển dự án, xây dựng văn hóa đội nhóm…

Spaces đặc biệt hữu ích khi cần chuẩn bị cuộc họp. Người tham gia có thể xem xét bất kì tài liệu nền hoặc bản trình bày không đồng bộ nào. Làm việc tại thời điểm phù hợp với địa lý và cách làm việc của mình, đồng thời theo dõi trong Spaces với các câu hỏi và đề xuất cho nhóm. Tất cả thông tin và cuộc thảo luận sau đó sẽ được lưu giữ, có thể xem lại và tham khảo khi cần.

Trong khi diễn ra cuộc họp

Các cuộc họp kết hợp không giống với các cuộc họp thông thường. Để nâng cao trải nghiệm, có một vài cách như sau:

- Khuyến khích người tham gia sử dụng chế độ Đồng hành và sử dụng tính năng giơ tay trong Google Meet trước khi phát biểu.

- Tránh các cuộc trò chuyện cá nhân, loại trừ các thành viên ảo, giảm thiểu các rào cản về ngôn ngữ bằng cách sử dụng dịch phụ đề.

- Cung cấp nhiều cách để mọi người có thể phản hồi. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi phát biểu trong cuộc họp nhóm. Hãy thu hút phản hồi bằng cách sử dụng Trò chuyện (Chat), Hỏi và Đáp, tạo Bảng thăm dò ý kiến. 

- Sử dụng Jamboard thay vì bảng trắng vật lý trong phòng họp để mọi người cùng có thể xem và đóng góp ý kiến

Sau khi diễn ra cuộc họp

Nhiều người thường cảm thấy mệt mỏi sau khi tham gia các cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp kéo dài hoặc căng thẳng. Để họ có thể cảm thấy thời gian tham dự cuộc họp là giá trị và cảm thấy thoải mái hơn, bạn nên làm những điều sau:

- Gửi lời cảm ơn mọi người đã tham gia và lời mời phản hồi về chất lượng cuộc họp.

- Gửi bản ghi chú, ghi âm, các tài liệu và các quyết định được đưa ra cho tất cả các bên liên quan, kể cả những người không thể tham dự

- Đối với các cuộc họp định kỳ, hãy thường xuyên thăm dò ý kiến bằng Google Biểu mẫu, đặt các câu hỏi nhằm nâng cao chất lượng, hướng đến sự toàn diện hơn cho buổi họp tiếp theo.

Thúc đẩy sự hòa hợp và tương tác cho các cuộc họp kết hợp

Trong các cuộc khảo sát toàn cầu gần đây của Google Workspace, họ nhận ra rằng nhân viên và doanh nghiệp trên khắp thế giới đang tìm kiếm những cách thức mới để làm việc và kết nối khi làm việc từ xa và hỗn hợp ngày càng phổ biến. Tạo kế hoạch chi tiết cho các cuộc họp kết hợp có thể giúp các nhóm làm việc cảm thấy sự tương tác tốt hơn, kết nối dễ dàng hơn - ở bất cứ đâu khi họ làm việc cùng nhau. 

NTG Việt Nam là đối tác phân phối chính thức các sản phẩm dịch vụ của Google Workspace tại Việt Nam. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn về giải pháp cho doanh nghiệp của bạn. 

==========================================

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
Địa chỉ: CS1: 49 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, số 79 đường Phạm Viết Chánh, P19, quận Bình Thạnh, Tp. HCM
Hotline: 0906.066.640
Email: contact@ntg.com.vn