5 tính năng của Google Workspace mà mọi nhân viên văn phòng nên biết

Nếu bạn là một trong số hàng triệu người dùng của Google Workspace, có lẽ bạn đã biết về nhiều lợi ích của các công cụ và tính năng giúp tăng năng suất làm việc của nền tảng này qua quá trình sử dụng. Nhưng với tư cách là một nhà phát triển luôn cải tiến, Google Workspace liên tục bổ sung các tính năng mới vào sản phẩm của mình, giúp cả nhân viên và các doanh nghiệp thay đổi quy trình làm việc theo hướng hợp lý, chuyên nghiệp hơn từ đó gia tăng năng suất trong công việc.

5 tính năng của Workspace mà các nhân viên văn phòng nên biết

Bạn đã biết những tính năng này của Google Workspace chưa?

Với bộ công cụ cộng tác thời gian thực và sản xuất nội dung của Google, bạn đang sử dụng bao nhiêu trong số năm tính năng này của Google Workspace để gia tăng năng suất hàng ngày?

1. Soạn thư thông minh

Tính năng Soạn thư thông minh được hỗ trợ bởi AI của Google Workspace không chỉ hỗ trợ bạn viết email nhanh hơn mà còn giúp tiết kiệm thời gian viết nội dung ở Google Tài liệu. Ví dụ là cung cấp các từ được đề xuất, tính năng sử dụng Machine Learning để nhanh chóng phát hiện các mẫu trong phong cách viết của bạn, từ đó tính năng này sẽ đưa ra các đề xuất phù hợp với giọng văn của bạn.

2. Chế độ bảo mật

Google có rất nhiều các phương pháp bảo mật hàng đầu nhằm giúp bảo vệ dữ liệu của các công ty. Tuy nhiên, với tư cách là một người dùng cá nhân, bạn cũng có thể bảo vệ thông tin cá nhân và các dữ liệu riêng tư của mình với Chế độ bảo mật của Gmail.

Đây là tính năng có thể bảo vệ thông tin cá nhân của bạn bằng cách cho phép bạn kiểm soát ai có thể sao chép, tải xuống, chuyển tiếp hoặc in email và tệp đính kèm của bạn. Còn nếu bạn muốn bảo vệ thông tin của mình hơn nữa, bạn có thể sử dụng tính năng ngày hết hạn hoặc áp dụng cài đặt yêu cầu người nhận phải sử dụng mã xác minh SMS gửi tới điện thoại để mở tệp.

Bạn có thể dễ dàng bật chế độ Bảo mật này bằng cách nhấn vào biểu tượng ổ khóa ở tab phía cuối của email.

5 tính năng của Workspace mà các nhân viên văn phòng nên biết

3. Đặt tên cho các bản sửa đổi

Một báo cáo của Forrester năm 2020 cho thấy, các ứng dụng cộng tác và chỉnh sửa trong thời gian thực của Google Workspace là những công cụ mang lại hiệu quả hàng đầu cho các doanh nghiệp. Trong đó, khả năng tạo ra nhiều phiên bản tùy theo số lần chỉnh sửa là một trong những yếu tố quan trọng của những công cụ này. Chúng sẽ giúp bạn theo dõi được những thay đổi là như nào, khi nào và ai đã thực hiện chúng. Đặc biệt, bạn cũng có thể chọn phiên bản cụ thể để hoàn nguyên của một tệp cụ thể. 

Tất nhiên, một vài trường hợp như số lượng lớn các thay đổi được thực hiện bởi nhiều người có thể dẫn đến việc khó theo dõi. Lúc này, bạn có thể sử dụng tính năng Bản sửa đổi được đặt tên. Đây là cách nhanh chóng và đơn giản để bạn có thể đánh dấu và tìm ra các phiên bản mà mình muốn. 

Để đặt tên cho các phiên bản đã chọn của bạn, hãy chuyển đến bảng Lịch sử Phiên bản ở phía bên phải của tài liệu, nhấp vào nút menu. Ở đây, bạn hãy chọn “Đặt tên cho bản sửa đổi” và sửa lại thành tên mà bạn muốn.

4. Chèn tệp và chia sẻ những tệp có dung lượng lớn qua Google Drive

Các dịch vụ chia sẻ tệp của Google Workspace thực sự là đem lại rất nhiều tiện ích cho người sử dụng. Chúng bao gồm lưu trữ dữ liệu không giới hạn (tùy gói sử dụng) và tự động đồng bộ hóa tất cả các tệp được tạo ra trên Google Drive. 

Nhờ trung tâm lưu trữ rộng lớn, an toàn này, một tính năng hữu ích cho những người gửi tệp đính kèm lớn là nút 'Chèn tệp'. Nó cho phép bạn chia sẻ các tệp với dung lượng lớn, có thể lên đến 10GB, từ chính tài khoản Gmail của mình.

Việc thực hiện cũng khá đơn giản. Hãy tải tệp đính kèm dung lượng lớn của bạn lên Google Drive, sau đó thêm tệp này vào email của bạn bằng cách chọn biểu tượng “Chèn tệp” tại tab phía dưới cùng của email.

5. Chế độ làm việc ngoại tuyến

Một tính năng tuyệt vời nữa của Google Workspace! Bạn có thể truy cập và tạo mới các tài liệu công việc từ bất cứ đâu và đặc biệt là không cần phải có Internet để làm như vậy.

Chế độ làm việc ngoại tuyến sẽ cho bạn quyền truy cập vào phiên làm việc mới nhất của tệp. Và mọi thông tin chỉnh sửa hoặc được thêm vào khi bạn làm việc ngoại tuyến sẽ được tự động đồng bộ hóa với Google Drive ngay khi bạn có kết nối Internet nhằm giúp bạn tải lên hoặc tải xuống các phiên bản tệp khác nhau.  

5 tính năng của Workspace mà các nhân viên văn phòng nên biết

Địa chỉ chọn mua gói Google Workspace giá rẻ

NTG Việt Nam là đối tác phân phối các gói Google Workspace của Google. Nếu bạn đang tìm kiếm gói Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0971.835.066 (Mr. Tùng) để được tư vấn giải pháp tốt nhất. 
 

==========================================

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM

Địa chỉ:
CS1: 49 Trung Kính, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: 79 Phạm Viết Chánh, P. 19, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Hotline: 0971.835.066 (Mr. Tùng)
Email: contact@ntg.com.vn