5 mẹo và thủ thuật bạn cần biết để tăng hiệu suất làm việc với Google Workspace

Các doanh nghiệp, tổ chức ở bất kỳ quy mô nào đều luôn cố gắng đạt năng suất làm việc tối đa. Nó đảm bảo sự phát triển và đảm bảo mọi nguồn lực đều được tối ưu hóa vì lợi ích của tổ chức. Đây là lý do Google Workspace là hệ thống ứng dụng đám mây được các doanh nghiệp từ khởi nghiệp đến lâu đời ưa chuộng.

Với hơn một tá ứng dụng hữu ích và vô số tính năng, thật dễ hiểu khi có nhiều người không nắm rõ Google Workspace. Cùng với đó, Google cũng thường xuyên cập nhật nhằm cải thiện dịch vụ và giúp tăng năng suất cho người sử dụng. Điều này có thể làm người sử dụng bỏ phí rất nhiều tính năng, thủ thuật có sẵn của Workspace. Vậy nên, hãy tham khảo qua bài viết này của chúng tôi. 

NTG Việt Nam đã tổng hợp lại một danh sách gồm 5 mẹo và thủ thuật hữu ích dành cho các doanh nghiệp, xin được giới thiệu đến các bạn!

5 mẹo và thủ thuật hữu ích của Google Workspace

1) Tạo Tài liệu với nhóm của bạn 

Google Workspace được xây dựng dành cho sự cộng tác. Vì vậy, với thủ thuật này, bạn có thể đồng thời chỉnh sửa Tài liệu, Bảng tính và bản Trình bày với nhóm của mình. Bạn có thể xem trực tiếp các thay đổi do nhóm của mình thực hiện, người dùng có thể để lại nhận xét và có một bản ghi về các thay đổi được thực hiện bởi mỗi thành viên trong nhóm vào một tài liệu. 

Chỉ cần chia sẻ tài liệu của bạn với những người dùng khác và họ có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu với bạn nếu bạn giao cho họ vai trò “Biên tập viên”. 

 2) Trả lời tự động trên Gmail

Nếu doanh nghiệp của bạn nhận được quá nhiều email và gặp phải tình trạng quá tải thì mẹo này là dành cho bạn. Quá nhiều email khiến bạn không thể ngay lập tức trả lời từng email đúng hạn, hãy thiết lập tính năng “Trả lời tự động” trên Gmail. Tương tự, bạn cũng có thể sử dụng tính năng này khi Vắng mặt. Để thực hiện, bạn chỉ cần đi tới cài đặt Gmail của bạn, trong mục Chung (General), bạn có thể cài đặt Phản hồi Vắng mặt ở đó. 

3) Tăng thời gian hoàn tác Email

Với Gmail, bạn thường chỉ có 5 giây để hoàn tác hoặc hủy bỏ email của bạn vừa gửi đi. Thời gian ngắn ngủi như vậy đương nhiên là không đủ. Để an toàn hơn, hãy tăng nó lên 30 giây. Bằng cách đi tới cài đặt Gmail của bạn và thay đổi tùy chọn thành “30 giây” trên cài đặt Hoàn tác gửi (Undo Send). Giờ đây, bạn sẽ có đủ thời gian để hủy email vừa gửi trong trường hợp bạn quên gửi tệp đính kèm hoặc thiếu nội dung gì đó hoặc đơn giản chỉ là không muốn gửi nữa.

5 mẹo và thủ thuật hữu ích của Google Workspace

4) Gửi lời mời lịch họp qua Lịch (Calendar) 

Bạn không cần phải lo lắng về việc kiểm tra lịch biểu của mọi người và gửi cho mỗi người một lời tham gia qua email với Google Workspace. Do sự tích hợp liền mạch của Lịch (Google Calendar) và Gmail, bạn chỉ cần đặt một cuộc họp, nhập ngày, giờ và người tham dự mong muốn. Sau đó, lời mời sẽ được tự động gửi qua Gmail. Bạn cũng có thể xem ai đã chấp nhận hoặc từ chối lời mời bằng cách kiểm tra trên Lịch. 

5) Khám phá các ứng dụng và tiện ích mở rộng của bên thứ 3 cho Google Workspace

Sự thật là Google Workspace cho phép bạn làm được rất nhiều việc, giúp cải thiện năng suất. Và với các ứng dụng và tiện ích mở rộng của bên thứ 3, bạn còn có thể làm được nhiều hơn thế!

Workspace thúc đẩy tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng và tiện ích mở rộng của bên thứ 3, chẳng hạn như là Zoom, SketchUp for Schools, Pear Deck,... Những điều này cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với Google Chrome và các ứng dụng Google Workspace khác.

Để có danh sách các ứng dụng và tiện ích mở rộng của bên thứ 3 được đề xuất, hãy truy cập Google Workspace Marketplace. 

5 mẹo và thủ thuật hữu ích của Google Workspace

Trên đây chỉ là một vài mẹo và thủ thuật đơn giản của Google Workspace. Càng sử dụng, bạn sẽ càng khám phá ra thêm nhiều các thủ thuật hữu ích khác của bộ ứng dụng này. Việc chuyển đổi sang sử dụng Workspace là xu hướng đang rất phát triển hiện nay. Dù doanh nghiệp của bạn có quy mô ra sao hay đã hoạt động được bao lâu, đây cũng là một giải pháp không thể bỏ qua.

NTG Việt Nam hân hạnh là đối tác phân phối chính thức các sản phẩm của Google Workspace tại Việt Nam. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp và gói sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp của bạn. 

==========================================

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM
Địa chỉ: CS1: 49 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: P618 block C khu chung cư Phạm Viết Chánh, số 79 đường Phạm Viết Chánh, P19, quận Bình Thạnh, Tp. HCM
Hotline: 0906.066.640
Email: contact@ntg.com.vn