10 điều bạn cần biết để tránh email bị vào spam trên Google Workspace

Việc sử dụng email để thực hiện các chiến dịch marketing (email marketing) hay dùng để thông báo các sự kiện, hội nghị đến khách hàng là điều rất phổ biến. Tuy nhiên, nếu email bạn gửi tới khách hàng hay đối tác lại bị đưa vào mục spam của Google Workspace thì thực sự rất đáng tiếc. Nó có thể khiến chiến dịch của bạn bị đổ bể. Vậy thì, làm cách nào để giảm thiểu tình trạng email bị vào spam, hãy tham khảo các cách sau.

Làm sao để tránh tình trạng email bị vào spam

Dưới đây là 10 điều bạn cần biết để giảm tỷ lệ email bị vào spam

1. Tập trung duy trì và cải thiện độ uy tín của domain và IP server mà bạn dùng để gửi mail

Địa chỉ IP của email được đi và các domain mà bạn dùng để gửi các email quảng cáo sẽ là những thứ luôn được ISP (nhà cung cấp dịch vụ internet) của bạn thống kê. Các kết quả từ việc gửi mail của bạn sẽ là điều phản ánh chất lượng email sender của bạn. Chúng bao gồm các thông tin như: tỷ lệ email được mở, số email hỏng, số người cho email vào mục spam… sẽ là các thông tin để đánh giá, xếp hạng địa chỉ IP và domain của bạn. Nếu chúng được coi là đáng tin cậy, tỷ lệ email của bạn được vào inbox sẽ rất cao.

2. Danh sách email của bạn có chất lượng hay không

Thay vì đi tìm kiếm hoặc mua dữ liệu danh sách email từ bên ngoài, bạn nên tự xây dựng danh sách email khách hàng tiềm năng của riêng mình. Việc mua các danh sách từ bên ngoài sẽ không đảm bảo rằng nhu cầu của người nhận email có giống với nội dung bạn gửi hay không. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến tỷ lệ mở mail và cho sẽ dễ xảy ra tình trạng email bị vào spam như đã nói ở trên. 

3. Nội dung bạn gửi có nhiều thông tin bị đánh giá là spam

Đây là một lý do phổ biến khiến tỷ lệ email của bạn vào inbox không cao. Hãy chú ý đến nội dung bạn gửi, hãy cố gắng tránh những từ bị coi là SPAM. Bạn cần để ý những điều như sau:

- Giảm tần suất sử dụng của các từ bị đánh giá là spam như marketing, promotion, bonus hay free,...

- Tránh gửi các liên kết ngoài trong nội dung có chất lượng không tốt (ví dụ như các liên kết ngoài của bạn là các trang cá độ, khiêu dâm sẽ bị đánh giá thấp)

- Tỷ lệ hình và chữ hợp lý

- Kích cỡ dung lượng của của email bạn gửi đi phải càng thấp càng tốt. Dung lượng cao có thể khiến ESP (các phần mềm triển khai và đo lường thường được sử dụng để gửi email như Hubspot) đánh giá không tốt và do đó sẽ không gửi chúng vào inbox.

- Link ảnh của bạn phải có độ uy tín

- Tiêu đề và nội dung phải có sự liên quan đến nhau

- Và bạn nên nhớ, email của bạn không nên chỉ có ảnh. Phải luôn có một đoạn văn bản dạng chữ trong nội dung email của bạn. Có như vậy mới giảm được tỷ lệ email bị vào spam.

4. Địa chỉ gửi email (From)

Nếu bạn sử dụng các email dạng chung chung như là info@yourdomain.com hay sales@yourdomain.com,... tỷ lệ email của bạn không vào inbox sẽ tăng lên. Thay vào đó, hãy dùng các email bằng tên người gửi.

Làm sao để tránh tình trạng email bị vào spam

5. Hãy nhờ khách hàng thêm bạn vào danh sách email

Hãy đề nghị các khách hàng của bạn cho địa chỉ mail của bạn vào danh sách của họ, Đây là phương pháp hiệu quả nhất để email của bạn có thể dễ dàng được vào inbox. 

6. Không dùng các thủ thuật hay tiểu xảo để đánh lừa người dùng hoặc lách bộ lọc email 

Hãy trung thực, và không dùng các ký tự để chia tách chữ như marketing thành m.a.r.k.e.t.i.n.g. Không tự thêm các từ như Re: hay Fwd: vào tiêu đề email để đánh lừa người đọc.

7. Loại bỏ các từ bị coi là spam hoặc sử dụng ở mức tối thiểu

Hãy cố gắng thay thế các từ bị coi là spam và dùng các từ khác có ý nghĩa tương tự để thay thế. Hoặc bạn hãy sử dụng chúng ở mức ít nhất có thể.

8. Sử dụng các phần mềm gửi email chuyên dụng để check điểm spam của bạn

Đây là các chương trình được viết nhằm kiểm tra các từ khóa, các đường dẫn không tốt, tỷ lệ hình và chữ của bạn. Khi bạn đáp ứng các tiêu chí này, tỷ lệ email của bạn vào inbox sẽ tăng đáng kể. 

Các chương trình này được xây dựng để kiểm tra từ khoá, các URL không tốt, tỷ lệ hình và chữ …tuân thủ các tiêu chí này sẽ làm tỷ lệ gửi email vào inbox tăng lên đáng kể.

9. Điều chỉnh cách bạn gửi email từ những dữ liệu của các chiến dịch trước của bạn

Các dữ liệu từ những chiến dịch email marketing trước đó sẽ là cơ sở để bạn có những thay đổi phù hợp hơn, từ đó giúp chiến dịch tiếp theo mang lại hiệu quả tốt hơn.

10. Tần suất gửi email hợp lý

Đừng gửi email vô tội vạ! Và cũng đừng quá lâu mới gửi một lần. Hãy gửi email có lộ trình và tần suất rõ ràng, hợp lý. Như vậy khách hàng của bạn sẽ không cảm thấy phiền và cũng sẽ không quên mất bạn. 

Làm sao để tránh tình trạng email bị vào spam

Với 10 điều trên, NTG Việt Nam hy vọng rằng chiến dịch email marketing của bạn sẽ hiệu quả hơn. Và hãy đăng ký sử dụng gói Google Workspace bản quyền để sử dụng tốt nhất các tính năng của Gmail nhé!

Liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0971.835.066 (Mr. Tùng)

==========================================

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NTG VIỆT NAM

Địa chỉ:

CS1: 49 Trung Kính, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
CS2: 79 Phạm Viết Chánh, P. 19, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Hotline: 0971.835.066 (Mr. Tùng)
Email: contact@ntg.com.vn